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Documentation Index

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Alegra es una plataforma de facturación y gestión contable con presencia en Colombia, Panamá y República Dominicana. A diferencia de ERPs más amplios como Odoo o Siigo, Alegra se concentra en el ciclo venta → factura → cobro con una interfaz pensada para pymes. En Brain Studio, la integración lleva ese ciclo al canal conversacional: tus flujos pueden crear contactos, emitir facturas, registrar pagos y consultar el estado administrativo del negocio sin que nadie tenga que abrir Alegra manualmente.

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Qué habilita Alegra

Al conectar Alegra, puedes:
  • Cerrar el ciclo administrativo desde la conversación — del contacto a la factura y del cobro al registro en cartera, sin formularios manuales
  • Mantener el catálogo al día — alta, corrección o retiro de productos y servicios antes de que lleguen a una factura
  • Emitir, abrir y anular facturas según el momento del proceso, con los datos que el flujo ya capturó
  • Registrar pagos contra facturas para que la cobranza refleje lo que realmente pasó
  • Consultar antes de actuar — buscar contactos, facturas o catálogos (impuestos, métodos de pago, cuentas) para decidir con contexto

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Instalación

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Requisitos previos

  1. Una cuenta activa en Alegra.
  2. Acceso a la sección Configuración > Integraciones dentro de tu cuenta.

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Cómo obtener credenciales

Para conectar Alegra en Brain Studio necesitas dos datos: el Usuario que muestra Alegra en Integración Manual (API) y el token de API de esa misma cuenta.
1

Entra a Configuración y abre Integraciones

Dentro de Alegra, ve a Configuración desde el menú lateral y luego entra a Integraciones.
Alegra: vista Configuración con cuadrícula de opciones; la tarjeta Integraciones está resaltada para ubicar el acceso a la API
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Abre Integración Manual (API)

Dentro de Integraciones, selecciona la pestaña Integración Manual (API). Ahí verás los datos de acceso que usa Alegra para conexiones vía API.
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Copia Usuario y Token

En esa pantalla encontrarás los dos valores que necesitas para Brain Studio:
  • Usuario → este valor va en el campo Host
  • Token → este valor va en el campo API Key
Alegra Integraciones: pestaña Integración Manual (API) activa; tarjeta Datos de usuario con campos Usuario y Token para la API
En Brain Studio, el campo Host corresponde al Usuario que muestra Alegra, y API Key corresponde al Token.
No compartas tu API Key en canales abiertos, documentación pública ni repositorios.

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Cómo conectarla

La forma más directa es usar Jelou Agent: describe lo que necesitas y el agente conecta Alegra automáticamente dentro del flujo. Si prefieres instalar manualmente, abre el Marketplace y sigue estos pasos. Necesitarás el Usuario (campo Host) y el Token (campo API Key) de la sección Integración Manual (API) en Alegra.
1

Abrir el Marketplace

En Brain Studio, abre Marketplace desde el menú lateral.
2

Buscar Alegra

Encuentra la integración y haz clic en Conectar.
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Ingresar credenciales

Completa el formulario con:
  • Host: el Usuario que muestra Alegra en Integración Manual (API)
  • API Key: el token generado en Integración Manual (API)
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Confirmar instalación

La integración aparecerá como conectada.
Puedes usarla en Canvas o agregarla como herramienta en AI Agent.

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Tools disponibles

La integración expone 10 tools en Brain Studio. Los nombres en Tools incluidas coinciden con el editor; el detalle de cada acción lo ves en el panel del nodo. Abajo las agrupamos por función operativa para decidir qué activar en el agente o en Canvas.
Mantén al día el directorio de clientes y proveedores en Alegra: altas, correcciones y bajas cuando el flujo lo exija, sin pasar por formularios manuales.Tools incluidas
  • Crear o actualizar contacto (alegra_upsert_contact)
  • Eliminar contacto
Cuándo usar esta categoría
  • Cuando el chat o el proceso captura datos de una persona u organización y debe crearse o actualizarse el contacto en Alegra
  • Cuando hay que eliminar un contacto que ya no debe figurar en el sistema
Ideal para: Onboarding comercial, soporte que actualiza fichas y limpieza de datos maestros gobernada por reglas de negocio.
Sincroniza el catálogo que facturas: artículos que vendes o prestas, con la posibilidad de dar de baja lo obsoleto desde el mismo flujo.Tools incluidas
  • Crear o actualizar producto o servicio (alegra_upsert_item)
  • Eliminar artículo
Cuándo usar esta categoría
  • Cuando un producto o servicio nuevo o modificado debe reflejarse en Alegra antes de facturar
  • Cuando necesitas retirar del catálogo un artículo que ya no aplica
Ideal para: Catálogos que cambian con campañas, bundles o servicios recurrentes definidos en conversación.
Cubre el ciclo básico del documento de venta en Alegra: generarlo, dejarlo en estado cobrable y anularlo cuando proceda.Tools incluidas
  • Crear factura (alegra_create_invoice)
  • Abrir factura
  • Anular factura (Factura anulada)
Cuándo usar esta categoría
  • Para emitir la factura con el cliente y líneas ya resueltos en el flujo
  • Para abrir la factura (salir del borrador y dejarla lista para cobro, según cómo operes en Alegra)
  • Para anular una factura que no debe mantenerse válida
Ideal para: Cierre de venta conversacional, facturación tras aprobación interna y correcciones documentales con trazabilidad en Alegra.
Registra el cobro contra la factura correspondiente para que cartera y estado del documento queden alineados con lo que pasó en la realidad.Tools incluidas
  • Registrar pago
Cuándo usar esta categoría
  • Cuando el cliente confirma transferencia, efectivo u otro medio y debes imputar el pago a la factura en Alegra
Ideal para: Cobranza asistida, conciliación rápida tras mensaje de “ya pagué” y automatización de cierre de ciclo venta → cobro.
Busca información ya guardada en Alegra y obtén catálogos de referencia para armar bien los pasos siguientes (contactos, facturas, ítems, etc., según lo que permita la tool en el editor).Tools incluidas
  • Buscar registros (alegra_search)
  • Obtener catálogos
Cuándo usar esta categoría
  • Cuando el agente o el flujo necesita localizar registros antes de crear, actualizar o facturar
  • Cuando hace falta consultar listas maestras de Alegra (impuestos, métodos de pago, cuentas, categorías u otros catálogos disponibles en la tool) para completar datos con criterio
Ideal para: Respuestas contextuales en soporte, validación en tiempo real y flujos que combinan varias entidades sin adivinar IDs.

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Cómo usar en Brain

Una vez conectada, puedes usar Alegra en dos superficies:

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En AI Agent

Úsalo cuando la conversación sea abierta y el agente deba decidir cuándo crear o actualizar un contacto, emitir una factura, registrar un pago o buscar información dentro de Alegra según lo que el usuario vaya pidiendo.
1

Abre el nodo AI Agent

En el Canvas, selecciona o añade el nodo AI Agent.
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Abre Herramientas

En el panel derecho, entra a la pestaña Herramientas.
3

Agrega Alegra

Usa Agregar tool, busca Alegra y actívala.
4

Configura las tools

Activa solo las acciones que el agente realmente debe poder usar.
Alegra aparece en la lista de herramientas del agente y puedes ajustar su alcance desde el icono de configuración.
El agente puede decidir automáticamente cuándo crear o actualizar un contacto, crear una factura, registrar un pago, buscar registros u obtener catálogos según la intención de la conversación.

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En Canvas

Úsalo cuando el proceso sea determinista y quieras definir el orden exacto de las acciones, por ejemplo: buscar registro → crear o actualizar contacto → crear factura → abrir factura → registrar pago.
1

Arrastra Alegra al Canvas

En el panel lateral, abre Marketplace y arrastra Alegra al flujo.
2

Selecciona la tool

Con el nodo seleccionado, en Tools elige la acción que corresponda, por ejemplo Crear factura o Registrar pago.
3

Configura el cuerpo y la memoria

Completa el JSON en el editor del nodo y, si aplica, guarda la respuesta en variables de memoria para reutilizar IDs, estados o montos en los pasos siguientes.
4

Conecta el flujo

Enlaza las salidas Finalizó la tarea y Hubo un error con la lógica que siga en el flujo.
Cada nodo ejecuta una sola tool; el orden del Canvas define el proceso operativo.
Ejemplo de configuración: El editor del nodo muestra un cuerpo JSON alineado con la tool Crear factura. Ajusta los campos según la estructura real que te muestre el editor y las variables de memoria de tu flujo. 
{
  "clientId": "{{$memory.client_id}}",
  "date": "{{$memory.fecha_hoy}}",
  "items": [
    {
      "name": "{{$memory.servicio_nombre}}",
      "price": "{{$memory.precio}}",
      "quantity": 1
    }
  ],
  "asDraft": true
}

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Casos de uso

Cuando un cliente confirma una compra por WhatsApp, normalmente alguien tiene que abrir Alegra, buscar o crear el contacto, armar la factura y cambiar su estado. Con esta integración, el flujo hace todo eso en la misma conversación.Ejemplo concreto: un negocio de servicios profesionales vende asesorías por WhatsApp. El cliente dice “sí, confirmado”. El flujo busca si el contacto ya existe en Alegra, lo crea si es nuevo, emite la factura con las líneas acordadas en el chat y la abre para dejarla lista para cobro. El cliente recibe la confirmación sin que nadie haya salido de Brain Studio.Ideal para: pymes de servicios, comercio y operaciones B2B en Latam que venden por canales digitales y facturan en Alegra.
El cliente escribe “ya pagué” por WhatsApp. Sin automatización, alguien del equipo tiene que verificar, buscar la factura en Alegra y registrar el pago manualmente. Con el flujo conectado, eso se resuelve en el mismo hilo.Ejemplo concreto: una empresa de cobranza recibe confirmaciones de pago por chat. El flujo localiza la factura pendiente en Alegra, verifica el estado del documento (si está en borrador, lo abre primero) y registra el pago con el monto indicado. La cartera queda actualizada sin intervención manual.Ideal para: empresas que cobran por transferencia o efectivo y necesitan que finanzas no dependa de actualizar Alegra a mano.
A medida que el negocio opera, los datos cambian: un cliente se muda, un servicio sube de precio, un producto se descontinúa. Si esas correcciones solo ocurren cuando alguien recuerda entrar a Alegra, la base se desactualiza.Ejemplo concreto: el equipo comercial captura una corrección de datos en el chat (“el RUC del cliente cambió”). El flujo actualiza el contacto en Alegra directamente. Si un servicio nuevo entra en campaña, el flujo lo crea en el catálogo antes de que alguien intente facturarlo.Ideal para: equipos que ajustan contactos, productos y servicios con frecuencia y no quieren depender de tareas manuales en Alegra.
Muchas veces el valor no es emitir, sino consultar. Un vendedor pregunta cuánto le debe un cliente. Un administrativo necesita verificar un método de pago. Un agente de soporte busca una factura para darle contexto al usuario.Ejemplo concreto: el dueño del negocio pregunta por WhatsApp “¿ya se facturó lo de Industrias López?”. El flujo busca en Alegra por nombre y responde con el estado real de la factura. Si hace falta, consulta el catálogo de impuestos o métodos de pago para completar la respuesta.Ideal para: soporte interno, vendedores en campo y equipos administrativos que necesitan datos de Alegra sin navegar el sistema.

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Integraciones que combinan bien con Alegra

Cuando un deal se marca como ganado en HubSpot, el flujo puede tomar los datos del contacto y crear directamente la factura en Alegra. Eso elimina la recaptura entre CRM y sistema contable y asegura que la facturación arranque en el momento correcto.Flujo combinado: deal cerrado en HubSpot → verificar contacto en Alegra → crear factura → notificar al equipo.Documentación de HubSpot
Después de emitir una factura o registrar un pago en Alegra, el flujo puede enviar automáticamente un correo de confirmación al cliente con los detalles del documento, sin que el equipo tenga que redactarlo ni buscar el destinatario.Flujo combinado: factura emitida en Alegra → correo al cliente con monto, número de documento y estado.Documentación de Gmail
Cada factura emitida, pago registrado o anulación puede disparar una notificación al canal de finanzas o administración en Slack. El equipo se entera de lo que está pasando en Alegra sin tener que entrar al sistema.Flujo combinado: pago registrado en Alegra → mensaje automático a #cobranza con monto, cliente y número de factura.Documentación de Slack
Para equipos que necesitan control fuera de Alegra —revisión de cobranza, comités, conciliación— el flujo puede volcar datos de facturas y pagos a una hoja compartida sin dar acceso al sistema contable.Flujo combinado: consultar facturas pendientes en Alegra → actualizar hoja de seguimiento de cobranza en Sheets.Documentación de Google Sheets

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Artículos relacionados

Integraciones

Catálogo de integraciones disponibles en el Marketplace.

Cómo usar integraciones en Brain

Flujo general para instalar y usar integraciones en Brain Studio.