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Documentation Index

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Outlook Calendar é a agenda do Microsoft 365 para coordenar reuniões, compromissos e disponibilidade. Diferente do Microsoft Bookings (que gerencia reservas de clientes externos), o Outlook Calendar opera sobre o calendário pessoal do usuário autenticado. No Brain Studio, a integração permite que seus fluxos criem, remanejem e cancelem eventos, consultem a agenda e verifiquem disponibilidade livre/ocupado de pessoas, salas ou equipamentos diretamente da conversa.

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O que o Outlook Calendar habilita

Ao conectar o Outlook Calendar, você pode:
  • Agendar reuniões e compromissos no calendário do usuário, com convidados, sala e contexto, diretamente do fluxo
  • Reagendar ou cancelar eventos quando a conversa exigir, sem que ninguém entre no Outlook manualmente
  • Consultar a agenda em um intervalo de datas para contextualizar respostas ou tomar decisões no fluxo
  • Verificar disponibilidade real de pessoas, salas de reunião ou equipamentos antes de confirmar uma data

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Instalação

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Requisitos prévios

  1. Uma conta do Microsoft 365 com Outlook Calendar habilitado.
  2. Permissões para autorizar aplicativos de terceiros na sua organização, se o seu administrador de TI exigir.

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Como conectar

A forma mais direta é usar o Jelou Agent: descreva o que você precisa e o agente conecta o Outlook Calendar automaticamente dentro do fluxo. Se preferir instalar manualmente, siga estes passos no Marketplace. A conexão usa OAuth da Microsoft; você não precisa copiar credenciais.
Animação: Marketplace no Brain Studio com Microsoft Outlook Calendar, clique em Conectar e visualização das cinco tools externas
1

Abrir o Marketplace

No Brain Studio, abra Marketplace no menu lateral.
2

Buscar Outlook Calendar

Encontre a integração e clique em Conectar.
3

Autorizar com a Microsoft

Faça login com sua conta Microsoft 365 e aceite as permissões solicitadas pela integração.
4

Confirmar instalação

A integração aparecerá como conectada.
Você pode usá-la no Canvas ou adicioná-la como ferramenta no AI Agent.

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Tools disponíveis

Em alto nível, as ações se agrupam assim:
  • Consultar — listar eventos e obter disponibilidade livre/ocupado (usuários, listas ou recursos).
  • Criar ou modificar — criar evento e atualizar evento no calendário padrão.
  • Excluir — excluir um evento do calendário padrão.
A integração expõe 5 tools no Brain Studio; abaixo, cada uma com propósito, inputs orientativos e exemplo. Os nomes exatos dos campos podem coincidir com o formulário do nó ou com a API do Microsoft Graph; revise o editor no Brain Studio antes de publicar.
Cria um evento no calendário padrão do usuário autenticado. Retorna o recurso criado (inclui id do evento conforme a resposta do Graph).Inputs:
  • Campos típicos alinhados ao recurso event do Microsoft Graph: subject (assunto), start e end (data e hora de início e fim; geralmente em objeto com dateTime e timeZone ou no formato exibido pelo formulário no Brain Studio).
  • body (opcional) — conteúdo ou notas do evento.
  • attendees (opcional) — lista de convidados (e-mails ou objetos conforme a tool).
  • location (opcional) — local da reunião.
Se o formulário no Brain Studio usar nomes diferentes (por exemplo, campos achatados), respeite-os exatamente como aparecem no editor do nó.
Exemplo:
{
  "subject": "Demo com cliente — Brain Studio",
  "start": {
    "dateTime": "2025-06-10T15:00:00",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "end": {
    "dateTime": "2025-06-10T16:00:00",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "attendees": [
    { "emailAddress": { "address": "[email protected]", "name": "Cliente" } }
  ]
}
Documentação da Microsoft: criar evento (Graph)
Atualiza um evento existente no calendário padrão do usuário. Você só precisa enviar os campos que deseja modificar.Inputs:
  • id (string) — Identificador do evento a ser atualizado (o que o Graph ou a tool retornou ao criar ou listar).
  • Qualquer campo do evento que você queira alterar: subject, start, end, body, attendees, location, etc., na forma aceita pela tool no Brain Studio.
Exemplo:
{
  "id": "AAMkAGI2...",
  "subject": "Demo com cliente — reagendada",
  "end": {
    "dateTime": "2025-06-10T16:30:00",
    "timeZone": "America/Bogota"
  }
}
Documentação da Microsoft: atualizar evento (Graph)
Exclui um evento do calendário padrão do usuário.
Esta ação não pode ser desfeita pela integração: o evento deixa de ficar disponível no calendário.
Inputs:
  • id (string) — ID do evento a ser excluído.
Exemplo:
{
  "id": "AAMkAGI2..."
}
Documentação da Microsoft: excluir evento (Graph)
Obtém uma lista de objetos event da caixa de correio do usuário (eventos em calendários conforme permissões e filtros aplicados pela tool). Geralmente aceita intervalo de datas e paginação conforme o Graph.Inputs:
  • Parâmetros de filtro ou intervalo que o formulário expuser (por exemplo janela start / end, top∗∗,∗∗top**, **filter ou equivalentes no Brain Studio).
  • Se a tool não exigir filtros obrigatórios, pode aceitar corpo vazio ou valores padrão.
Exemplo:
{
  "startDateTime": "2025-06-01T00:00:00Z",
  "endDateTime": "2025-06-30T23:59:59Z"
}
Documentação da Microsoft: listar eventos (Graph)
Retorna informações de disponibilidade (livre/ocupado) para uma ou mais entidades: usuários, listas de distribuição ou recursos (salas de reunião, equipamentos) em um intervalo de tempo definido.Inputs:
  • schedules (array de string) — Endereços SMTP ou identificadores das agendas a consultar (conforme o formulário no Brain Studio).
  • startTime e endTime — Limites do período (geralmente incluem dateTime e timeZone no Graph getSchedule).
  • availabilityViewInterval (opcional) — Intervalo em minutos para a visualização de disponibilidade, se a tool expuser.
A forma exata do corpo pode variar conforme como o Brain Studio mapeia a operação calendar/getSchedule do Graph. Valide os nomes de campo no nó antes de automatizar.
Exemplo:
{
  "schedules": ["[email protected]", "[email protected]"],
  "startTime": {
    "dateTime": "2025-06-10T09:00:00",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "endTime": {
    "dateTime": "2025-06-10T18:00:00",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "availabilityViewInterval": 30
}
Documentação da Microsoft: getSchedule (Graph)

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Como usar no Brain

Depois de conectar, você pode usar o Outlook Calendar em duas superfícies:

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No AI Agent

Ideal quando o usuário quer agendar, reagendar ou consultar reuniões em linguagem natural.
1

Abra o nó AI Agent

No Canvas, selecione ou adicione o nó AI Agent.
2

Abra Ferramentas

No painel direito, entre na aba Ferramentas.
3

Adicione Outlook Calendar

Use Adicionar tool, busque Outlook Calendar e ative.
4

Configure as tools

Escolha integração completa ou ative apenas as ações de que você precisa.
Outlook Calendar aparece na lista de ferramentas do agente e você pode abrir sua configuração pelo ícone de ajustes.
O agente decidirá automaticamente quando listar eventos, consultar disponibilidade ou criar ou atualizar eventos conforme a conversa.

​
No Canvas

Ideal quando você precisa de controle total do fluxo (por exemplo: validar → consultar livre/ocupado → confirmar → criar evento).
1

Arraste Outlook Calendar para o Canvas

No painel lateral, abra Marketplace e arraste Outlook Calendar para o fluxo.
2

Selecione a tool

Com o nó selecionado, em Tools escolha a ação (por exemplo Criar evento de calendário).
3

Configure o corpo e a memória

Preencha o JSON do corpo da requisição e, se aplicável, Salvar resposta em uma variável de memória.
4

Conecte o fluxo

Conecte as saídas Finalizou a tarefa e Houve um erro com os próximos nós.
O nó fica pronto para ser executado na ordem definida pelo seu fluxo.
Exemplo de configuração: O editor do nó mostra um corpo JSON alinhado com a tool Criar evento de calendário. Ajuste os campos conforme as variáveis do seu fluxo e o formato exibido pelo Brain Studio. 
{
  "subject": "{{$memory.titulo_evento}}",
  "start": {
    "dateTime": "{{$memory.inicio_iso}}",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "end": {
    "dateTime": "{{$memory.fin_iso}}",
    "timeZone": "America/Bogota"
  },
  "attendees": [
    { "emailAddress": { "address": "{{$memory.email_invitado}}" } }
  ]
}

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Casos de uso

Automatize a coordenação de demos quando o time trabalha em Microsoft 365 e o primeiro contato é conversacional.Fluxo típico:
  • O prospect demonstra interesse no produto ou serviço
  • O agente usa Obter horário livre/ocupado para propor janelas com o executivo (e, se aplicável, a sala)
  • O usuário confirma um horário
  • O fluxo cria o evento com Criar evento de calendário e convida o cliente
Impacto:
  • Menos troca manual por e-mail ou Teams
  • O evento fica no Outlook com participantes e contexto
Ideal para: times de vendas B2B, consultorias e SaaS com calendário no Microsoft 365
O usuário pede para mudar horário ou cancelar um compromisso no chat; o fluxo atualiza ou exclui o evento correspondente.Fluxo típico:
  • O agente interpreta a intenção (mover, encurtar, cancelar)
  • Com Listar Eventos localiza o evento relevante em um intervalo razoável
  • Aplica Atualizar evento do calendário ou Excluir evento do calendário conforme o caso
Impacto:
  • Menos erros ao editar manualmente no Outlook
  • Histórico de alterações alinhado com o que foi acordado no canal
Ideal para: assistentes internos, operações e customer success com alto volume de reuniões
Antes de confirmar uma visita, instalação ou chamada, o fluxo consulta livre/ocupado de pessoas ou recursos.Fluxo típico:
  • O cliente pede uma data tentativa
  • O fluxo chama Obter horário livre/ocupado para o técnico, a sala ou várias agendas
  • Só então oferece opções realistas e cria o evento se o usuário escolher
Impacto:
  • Menos reservas duplicadas e reagendamentos
  • Melhor uso de salas e equipamentos compartilhados
Ideal para: suporte em campo, logística e serviços com recursos limitados
Integre o Outlook em um fluxo que já qualifica leads ou atualiza oportunidades.Fluxo típico:
  • O agente detecta um lead pronto para reunião
  • Cria ou atualiza o evento no Outlook com Criar evento ou Atualizar evento
  • (Opcional) o mesmo fluxo registra o marco no CRM ou envia confirmação por outro canal
Impacto:
  • Uma única fonte de verdade para a reunião comercial
  • Rastreabilidade entre conversa, calendário e CRM
Ideal para: equipes que combinam Outlook Calendar com HubSpot, Salesforce ou Bitrix24
Um fluxo programado ou um agente revisa a agenda e dispara mensagens conforme o que encontra.Fluxo típico:
  • O fluxo executa Listar Eventos para o dia seguinte ou a janela configurada
  • Filtra ou enriquece conforme regras de negócio (tipo de reunião, responsável etc.)
  • Envia lembretes ou tarefas por WhatsApp, Teams ou outro canal integrado
Impacto:
  • Menos faltas por esquecimento
  • Comunicação proativa sem revisar o Outlook manualmente toda manhã
Ideal para: equipes com muitas reuniões externas ou mistas

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Integrações que combinam bem com Outlook Calendar

Outlook Calendar gerencia a agenda pessoal e interna; Bookings gerencia reservas para clientes externos. Um fluxo pode agendar uma consulta no Bookings e criar um bloco de preparação no Outlook para o profissional designado.Fluxo combinado: consulta confirmada no Bookings → bloquear 15 min prévios no Outlook Calendar do profissional.Documentação do Microsoft Booking
Quando parte da equipe usa Google Workspace e outra parte Microsoft 365, o fluxo pode orquestrar ambos os calendários: verificar disponibilidade no Outlook, criar evento no Google Calendar para o convidado externo, ou vice-versa.Documentação do Google Calendar
Depois de qualificar um lead no HubSpot, o fluxo pode verificar a disponibilidade do executivo no Outlook e agendar a reunião diretamente, deixando a atividade registrada no CRM.Fluxo combinado: lead qualificado → consultar livre/ocupado no Outlook → criar evento com convidado → registrar atividade no HubSpot.Documentação do HubSpot
Cada evento criado, reagendado ou cancelado pode disparar um alerta para o canal da equipe no Slack, para que todos saibam sem revisar o Outlook.Fluxo combinado: evento criado no Outlook → mensagem para #vendas com data, horário e convidados.Documentação do Slack

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Artigos relacionados

Integrações

Catálogo de integrações disponíveis no Marketplace.

Como usar integrações no Brain

Fluxo geral para instalar e usar integrações no Brain Studio.